软件的工作机制包括了：
a.任务提醒
任务体系是指：公司上级领导下达给下级人员的工作安排，软件会在相应的时间点内提醒被任务的人员，下达任务的人可以跟踪任务执行的情况。
b.消息提醒
消息系统是指：广州泰基外贸管理软件内部整合的内部沟通软件，可以单独发消息，或是一个部门内部沟通，或是整个公司沟通，有点类似企业QQ功能。


c.签字提醒
签字提醒是指，操作人员点击送审的后，软件根据局审核流程自动提醒第一签字人，如下图的合同签字提醒：管理者只要点击查看，软件自动就会找到需要签字的合同中去，签字者认可后软件自动会反馈消息给申请者，告诉他已经认可了，同时外销合同的状态显示签字中或是签字完毕。
 
d.强制提醒
强制提醒是指，软件有些逾期的业务环节，必须得去操作的，但是还没有去操作，只要操作人员一进入到软件中，软件强制提醒操作人员去操作，如核销退税管理流程，广州泰基外贸管理软件就设置了强制提醒功能。
e.越权提醒
越权提醒是指，在业务操作中重要的环节，如果不去操作软件就会给公司带来损失的业务环节，软件经过正常提醒或是强制提醒后，还是没有人员去操作的，软件自动会越权提醒 上一个级别的人员，或是直接提醒到公司的管理人员。如核销退税管理流程，广州泰基外贸管理软件就设置了越权提醒功能。
f.工作提醒
工作提醒是指，广州泰基外贸管理软件集合了OA管理中的工作日志提醒系统，软件自动到日期会提醒操作者。
g.预警提醒
预警提醒是指：广州泰基销售软件根据流程设置了预警系统，在达到业务环节前多是时间，软件自动提醒操作人员。
h.逾期提醒
逾期提醒是指：业务环节已经超出时间了，业务该环节还没有完成的。软件会自动提醒，而且会配合不同的颜色来提醒。
i.业务流程提醒设置
业务提醒设置是指：广州泰基外贸管理软件把软件的提醒机制开发给用户，用户可以根据自身的部门情况、环节情况、管理特点进行自身设置软件的提醒管理，而且这些提醒都会自动在软件的桌面上进行自动提醒，有许多的用户通过这个提醒来配合公司的绩效考核。